Hướng dẫn lưu giữ hồ sơ

Trong hướng dẫn này:

Tại sao việc lưu giữ hồ sơ tốt lại quan trọng (lý do về thuế và phi thuế)
Lưu giữ hồ sơ thuế trong bao lâu
Những loại hồ sơ chung nào mà IRS yêu cầu người nộp thuế phải lưu giữ
Hồ sơ cụ thể cần thiết cho các cơ hội tiết kiệm thuế và các vấn đề thuế khác

Tại sao việc lưu giữ hồ sơ lại quan trọng

Việc duy trì hồ sơ chính xác sẽ giúp bạn nộp tờ khai thuế chính xác, đầy đủ với ít rắc rối nhất, đảm bảo bạn nhận được tiền hoàn thuế nhanh nhất có thể. Việc vội vã tập hợp các hồ sơ cần thiết vào phút cuối là một trong những lý do phổ biến nhất khiến người nộp thuế bỏ lỡ thời hạn nộp hồ sơ. Nộp hồ sơ muộn có thể khiến bạn phải chờ đợi lâu hơn nhiều để được hoàn thuế và thậm chí có thể bị IRS phạt. Các khoản trợ cấp thuế thường có yêu cầu lưu giữ hồ sơ rất cụ thể. Nhiều người nộp thuế bỏ lỡ các khoản tín dụng và khấu trừ có giá trị, chỉ vì họ không lưu giữ các hồ sơ cần thiết. Xem mục Tôi cần những loại hồ sơ nào? và Hồ sơ bắt buộc để được hưởng các khoản trợ cấp thuế cụ thể bên dưới để biết thêm thông tin. IRS cũng có thể có câu hỏi về tờ khai thuế của bạn hoặc yêu cầu thêm thông tin về nguồn thu nhập, khoản khấu trừ, v.v. của bạn. Việc có hồ sơ đầy đủ sẽ giúp bạn phản hồi nhanh chóng các yêu cầu này và giải trình tất cả các con số trên tờ khai của mình. Nếu bạn không thể trình bày các hồ sơ bắt buộc, IRS có thể đánh giá thêm thuế và/hoặc tiền phạt. Tóm lại, việc lưu giữ hồ sơ tốt giúp bạn yêu cầu được hưởng tất cả các khoản trợ cấp thuế mà bạn xứng đáng được hưởng, đồng thời giúp bạn tránh được những rắc rối tiềm ẩn của IRS.

Bạn cũng có thể cần hồ sơ của mình cho mục đích không liên quan đến thuế

Có nhiều lý do khác để duy trì hồ sơ chi tiết ngoài các vấn đề thuế. Trước hết, việc theo dõi thu nhập và chi phí chính xác có thể giúp bạn lập và tuân thủ ngân sách hộ gia đình thực tế, và có thể dành ra thêm một ít tiền mỗi tháng. Ngoài ra, các công ty bảo hiểm và bên cho vay có thể yêu cầu bạn duy trì hồ sơ cho một số tài sản nhất định. Vì những mục đích này, bạn có thể cần lưu giữ hồ sơ của mình trong thời gian dài hơn so với yêu cầu của IRS. Do đó, trước khi loại bỏ bất kỳ hồ sơ thuế nào, bạn nên luôn đảm bảo rằng bạn sẽ không cần hồ sơ vì lý do khác.

Tôi nên lưu giữ hồ sơ thuế trong bao lâu?

Nhìn chung, IRS yêu cầu bạn phải giữ một bản sao tờ khai thuế của mình, cùng với tất cả các biểu mẫu, bảng tính và hồ sơ liên quan, trong suốt thời gian IRS có thể đánh giá thêm thuế, lãi suất hoặc hình phạt. Bạn cũng nên lưu giữ các tài liệu này miễn là bạn có cơ hội:

Nộp tờ khai sửa đổi để sửa thông tin không chính xác.
Yêu cầu khoản tín dụng thuế hoặc hoàn thuế mà ban đầu bạn không yêu cầu, bằng cách nộp tờ khai sửa đổi hoặc thông qua một số quy trình khác được IRS chấp thuận.

Thời hạn hiệu lực

Trong hầu hết các trường hợp, nếu bạn nộp tờ khai thuế và trả bất kỳ khoản thuế nào đến hạn trước thời hạn nộp, thì thời hạn để sửa đổi tờ khai thuế và/hoặc yêu cầu khấu trừ hoặc hoàn thuế giống với thời hạn để IRS đánh giá thêm thuế hoặc phí. Khung thời gian này được gọi là thời hạn hiệu lực . Thời hạn hiệu lực tiêu chuẩn đối với tờ khai thuế cá nhân được nộp đúng hạn là ba năm kể từ ngày đến hạn nộp ban đầu của tờ khai. Đối với các tờ khai nộp muộn, thời hạn hiệu lực thường kéo dài đến ba năm kể từ ngày IRS chấp nhận tờ khai để xử lý. Do đó, thường chỉ cần lưu giữ tờ khai thuế và hồ sơ kèm theo trong ba năm sau thời hạn nộp ban đầu hoặc ngày IRS nhận được tờ khai của bạn, tùy theo ngày nào đến sau .

Nếu tôi nộp tờ khai thuế và đóng thuế vào những thời điểm khác nhau thì sao?

Thời hạn hiệu lực để sửa đổi tờ khai thuế hoặc yêu cầu tín dụng/hoàn thuế sẽ thay đổi đôi chút nếu bạn nộp thuế vào thời điểm khác với thời điểm nộp tờ khai. Trong trường hợp này, bạn thường có thể thực hiện các hành động này cho đến ba năm sau khi nộp tờ khai, ba năm sau ngày đến hạn nộp tờ khai ban đầu hoặc hai năm sau khi bạn nộp thuế, tùy theo thời điểm nào đến sau.

Những ngoại lệ khác đối với thời hạn hiệu lực 3 năm

Nhiều trường hợp khác nhau có thể kéo dài thời hạn hiệu lực để IRS đánh giá thêm thuế hoặc phí. Lưu ý rằng các tình huống này thường chỉ ảnh hưởng đến thời hạn hiệu lực đối với các hành động của IRS, KHÔNG phải đối với các hành động của người nộp thuế. Ví dụ, nếu người nộp thuế không báo cáo thu nhập lên tới hơn 25% tổng thu nhập được hiển thị trên tờ khai của họ, thời hạn hiệu lực đối với các hành động của IRS sẽ tăng lên sáu năm. Nếu người nộp thuế không nộp tờ khai hoặc nộp tờ khai gian lận, thì thời hạn hiệu lực để IRS đánh giá thuế, tiền phạt, lãi suất hoặc các khoản phí khác sẽ trở nên không giới hạn.

Bảng 1: Thời hạn hiệu lực cho các hành động của IRS trong các tình huống khác nhau

Tình huốngThời hạn hiệu lực tiêu chuẩn cho các hành động của IRS

1. Đã nộp tờ khai thuế; không thuộc một trong các trường hợp dưới đây.3 năm

2. Người nộp thuế không khai báo thu nhập đáng kể khi khai thuế6 năm

3. Người nộp thuế nộp tờ khai gian lậnKhông giới hạn

4. Người nộp thuế không nộp tờ khaiKhông giới hạn

5. Người nộp thuế yêu cầu bồi thường thiệt hại từ chứng khoán vô giá trị7 năm

Quy định đặc biệt cho hồ sơ tài sản

Bán tài sản như cổ phiếu, tiền điện tử, đồ nội thất, tác phẩm nghệ thuật, công cụ hoặc thiết bị có thể dẫn đến khoản lãi vốn chịu thuế hoặc khoản lỗ vốn mà bạn có thể sử dụng để bù trừ lãi vốn. Đối với bất kỳ tài sản nào có thể có giá trị bán lại, hãy lưu giữ hồ sơ liên quan đến việc mua lại, cải thiện, bán hoặc xử lý tài sản khác của bạn. Lưu giữ những hồ sơ này ít nhất trong thời hạn hiệu lực của năm thuế khi bạn bán hoặc xử lý tài sản. Việc lưu giữ hồ sơ đúng cách đặc biệt quan trọng nếu bạn nhận được tài sản thông qua giao dịch hoặc trao đổi. Ví dụ, bạn có thể đổi bàn ghế ăn của mình để đổi lấy ghế sofa giường và tủ giải trí. Trong trường hợp này, khoản đầu tư của bạn ("cơ sở") vào ghế sofa và tủ thường sẽ giống với số tiền bạn đã trả ban đầu cho bàn ghế. Do đó, bạn sẽ cần lưu giữ hồ sơ về:

Lần mua đầu tiên của bạn về bàn ăn và ghế
Việc trao đổi đồ nội thất
Việc bán, tặng hoặc thanh lý ghế sofa giường và tủ giải trí sau này của bạn

Một lần nữa, hãy lưu giữ những hồ sơ này trong suốt thời hạn hiệu lực của năm thuế khi bạn bán hoặc thanh lý ghế sofa và tủ.

Tôi cần lưu giữ những loại hồ sơ thuế nào?

IRS yêu cầu người nộp thuế phải lưu giữ nhiều loại hồ sơ cơ bản có thể liên quan đến thuế của họ. Nhiều hồ sơ trong số này thuộc bốn loại chính.

THU NHẬP: Hồ sơ chi tiết về các khoản thanh toán bạn nhận được, bao gồm tiền lương, tiền lãi, cổ tức và thu nhập tự kinh doanh, giúp bạn báo cáo đúng tất cả thu nhập của mình. Những hồ sơ này cũng giúp bạn phân loại các loại thu nhập khác nhau, có thể bị đánh thuế khác nhau. Ví dụ, thu nhập bạn nhận được với tư cách là nhân viên được xử lý khác nhau cho mục đích thuế so với thu nhập bạn nhận được với tư cách là nhà thầu độc lập. Một số loại thu nhập khác, như lãi suất trái phiếu đô thị, có thể không phải chịu thuế.
CHI PHÍ: Các chi phí như học phí đại học, đóng góp vào IRA truyền thống, lãi suất thế chấp hoặc phí bảo hiểm y tế có thể đủ điều kiện để bạn yêu cầu khấu trừ hoặc tín dụng thuế. Đối với tất cả các cơ hội tiết kiệm thuế này, bạn phải lưu giữ các tài liệu nêu chi tiết từng khoản chi phí. Nếu bạn có thu nhập kinh doanh (bao gồm thu nhập từ công việc tự do, hợp đồng độc lập hoặc kinh tế biểu diễn), thì bạn cũng có thể khấu trừ nhiều loại chi phí kinh doanh khác nhau – nhưng chỉ khi bạn lưu giữ hồ sơ chi tiết cho thấy sự tách biệt rõ ràng giữa chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân.
TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN, QUY MÔ GIA ĐÌNH, V.V.: Tình trạng hôn nhân của bạn quyết định các tùy chọn về tình trạng nộp thuế của bạn. Việc thay đổi tình trạng nộp thuế có thể ảnh hưởng đáng kể đến số tiền khấu trừ tiêu chuẩn và tỷ lệ thuế của bạn, cùng với giới hạn thu nhập cho các khoản tín dụng thuế và khấu trừ khác nhau. Đảm bảo giữ một bản sao của phán quyết ly hôn hoặc thỏa thuận ly thân hợp pháp cùng với hồ sơ thuế của bạn, đặc biệt nếu các tài liệu đó cấp cho bạn quyền nuôi con phụ thuộc. Số lượng con đủ điều kiện mà bạn có có thể ảnh hưởng đến điều kiện của bạn đối với Khoản tín dụng thuế trẻ em, Khoản tín dụng thuế thu nhập kiếm được và nhiều quyền lợi thuế khác, vì vậy hãy lưu giữ hồ sơ về bất kỳ lần sinh nở hoặc nhận con nuôi nào. Ngoài ra, hãy lưu giữ hồ sơ về những thay đổi khác trong cuộc sống, chẳng hạn như di dời, khuyết tật hoặc tử vong trong gia đình.
LỢI NHUẬN/LỖ VỐN: Việc bán hoặc xử lý tài sản theo cách khác có thể dẫn đến lợi nhuận vốn chịu thuế hoặc tổn thất vốn mà bạn có thể sử dụng để bù trừ lợi nhuận cho mục đích thuế. Các loại tài sản phổ biến liên quan đến lợi nhuận và tổn thất vốn bao gồm bất động sản, cổ phiếu, tiền điện tử, đồ nội thất, tác phẩm nghệ thuật, nhạc cụ và thiết bị điện tử và các thiết bị khác. Để tính toán chính xác lợi nhuận và tổn thất vốn, bạn phải lưu giữ hồ sơ chi tiết về việc mua lại, cải thiện, bán, trao đổi và/hoặc tặng tất cả các tài sản liên quan.

Hồ sơ thuế cơ bản thường cần thiết

Bảng sau đây tóm tắt một số hồ sơ cơ bản quan trọng nhất mà người nộp thuế phải lưu giữ và lý do tại sao những hồ sơ này lại cần thiết.

Bảng 2: Hồ sơ chuẩn cần lưu giữ

LoạiHồ sơ chungTại sao bạn cần chúng

Thu nhập

Biểu mẫu W-2
Biểu mẫu 1099 (1099-NEC, 1099-INT, 1099-DIV, 1099-K, v.v.)
Báo cáo ngân hàng và đầu tư
Mẫu K-1 (dành cho quỹ tín thác, quan hệ đối tác, công ty S, v.v.)
Bằng chứng về thu nhập không chịu thuế, chẳng hạn như lãi trái phiếu đô thị miễn thuế
Hồ sơ thắng thua cờ bạc

Thu nhập thường là yếu tố quyết định lớn nhất đối với số tiền thuế bạn phải nộp. Việc báo cáo thu nhập không chính xác có thể dẫn đến việc nộp quá nhiều thuế hoặc bị phạt của IRS. Lưu ý rằng biểu mẫu W-2 cũng có thể cần thiết để chứng minh bạn đủ điều kiện hưởng các quyền lợi An sinh xã hội và Medicare.Chi phí và khấu trừ

Hồ sơ thanh toán thế chấp
Bảng kê học phí 1098-T
Hóa đơn y tế và bằng chứng thanh toán
Biên lai cho các khoản đóng góp từ thiện
Nhật ký số dặm kinh doanh
Biên lai bán hàng và hóa đơn đã thanh toán cho các chi phí khấu trừ khác

IRS yêu cầu hồ sơ chi tiết, bằng văn bản để hỗ trợ hầu hết các khoản khấu trừ. Nếu bạn không có hồ sơ cần thiết, IRS có thể không cho phép khấu trừ của bạn.Tình trạng hôn nhân/Quy mô gia đình

Giấy chứng nhận kết hôn
Thỏa thuận hoặc quyết định ly hôn hoặc ly thân hợp pháp
Giấy khai sinh và/hoặc hồ sơ nhận con nuôi
Số ID của người nộp thuế, chẳng hạn như số An sinh xã hội (SSN) cho tất cả người phụ thuộc
Bằng chứng thanh toán chi phí chăm sóc trẻ em hoặc chi phí chăm sóc người phụ thuộc khác

Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) có thể yêu cầu các tài liệu như thế này để chứng minh tình trạng nộp thuế và/hoặc yêu cầu khấu trừ hoặc tín dụng của bạn như Khoản tín dụng thuế trẻ em, Khoản tín dụng thuế thu nhập đã kiếm được và Khoản tín dụng chăm sóc trẻ em và người phụ thuộc.Lợi nhuận và tổn thất tài sản/vốn

Đối với ngôi nhà chính của bạn:
- Báo cáo kết thúc, hóa đơn mua hàng, v.v.
- Hồ sơ thanh toán thế chấp
- Bằng chứng về chi phí cải thiện lớn
- Tất cả hồ sơ bán hàng, bao gồm cả Mẫu 1099-S nếu bạn đã nhận được
Hồ sơ mua, trao đổi/trao đổi, cải thiện và bán hoặc các hồ sơ chuyển nhượng khác đối với tài sản:
- Bất động sản
- Đầu tư (cổ phiếu, danh mục đầu tư)
- Tiền điện tử
- Đồ cổ, đồ nội thất
- Nhạc cụ
- Tác phẩm nghệ thuật
- Vân vân.

Bất kỳ hoạt động bán, trao đổi/trao đổi hoặc xử lý tài sản nào khác đều có thể liên quan đến lãi hoặc lỗ vốn. Lãi vốn có thể phải chịu thuế lãi vốn, trong khi một số khoản lỗ vốn có thể được sử dụng để bù đắp lãi vốn hoặc thu nhập khác, giúp giảm thuế của bạn. Đối với ngôi nhà chính của bạn, việc lưu giữ hồ sơ hợp lệ có thể đủ điều kiện để bạn loại trừ hầu hết hoặc toàn bộ khoản lãi từ việc bán nhà khỏi thu nhập của mình, giúp giảm đáng kể thuế. IRS đã tăng cường thực thi các quy tắc thuế đối với tiền điện tử, vì vậy hãy đảm bảo hồ sơ tiền điện tử của bạn được chi tiết và cập nhật.Sự kiện cuộc sống

Giấy tờ chuyển chỗ ở/thay đổi nơi cư trú
Tài liệu về tình trạng nghĩa vụ quân sự hoặc xuất ngũ
Tài liệu về khuyết tật
Giấy chứng tử
Hồ sơ về những thay đổi lớn khác trong cuộc sống

Bất kỳ sự kiện nào trong số này đều có thể ảnh hưởng đến thuế liên bang, tiểu bang hoặc địa phương của bạn hoặc đủ điều kiện để bạn được hưởng các lợi ích thuế cụ thể.

Các hình thức chứng minh được chấp nhận cho chi phí

Đối với nhiều khoản chi phí đủ điều kiện để được khấu trừ hoặc tín dụng, hồ sơ của bạn phải bao gồm bằng chứng thanh toán. Trước đây, bằng chứng thanh toán thường có nghĩa là biên lai bán hàng bằng giấy, hóa đơn có đóng dấu và/hoặc séc đã hủy. Trong thời đại thanh toán kỹ thuật số và biên lai kỹ thuật số ngày nay, bạn cũng có thể sử dụng những thông tin sau làm bằng chứng cho các khoản chi phí được khấu trừ của mình:

Biên lai qua email
Tin nhắn văn bản xác nhận đã nhận được thanh toán
Hồ sơ giao dịch từ các nền tảng thanh toán trực tuyến
Sao kê tài khoản ngân hàng và/hoặc thẻ tín dụng. Đảm bảo các sao kê này hiển thị ngày, giờ và số tiền thanh toán chính xác. Lưu ý rằng IRS có thể thẩm vấn các hồ sơ này nếu chúng không hiển thị các mặt hàng cụ thể đã mua, vì vậy hãy đảm bảo sử dụng các dòng ghi nhớ khi có thể và lưu các bằng chứng liên quan như bao bì sản phẩm, mã vạch và hướng dẫn sử dụng.

Phân tách chi phí kinh doanh và cá nhân

Nếu bạn có thu nhập kinh doanh, bao gồm thu nhập từ hợp đồng độc lập, làm việc tự do hoặc công việc kinh tế biểu diễn khác, thì bạn có thể đủ điều kiện để khấu trừ chi phí kinh doanh khỏi thu nhập của mình. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo rằng hồ sơ của bạn cho thấy sự tách biệt rõ ràng giữa chi phí kinh doanh và chi phí cá nhân. Nếu bạn không thể chứng minh rõ ràng rằng một khoản chi cụ thể được thực hiện cho mục đích kinh doanh, IRS có thể không cho phép khấu trừ của bạn. Các khoản chi phục vụ cho cả mục đích kinh doanh và cá nhân, như mua máy tính mới, phải được phân bổ hợp lý. Ví dụ: nếu chỉ một nửa thời gian sử dụng máy tính của bạn dành cho các nhiệm vụ kinh doanh, thì 50% chi phí của máy tính có thể được khấu trừ như một khoản chi phí kinh doanh. Nếu có thể, hãy tạo tài liệu bằng văn bản cho thấy cơ sở cho tỷ lệ phần trăm sử dụng kinh doanh mà bạn yêu cầu. Tương tự như vậy, nếu bạn sử dụng xe của mình cho cả mục đích kinh doanh và cá nhân, bạn chỉ phải khấu trừ phần kinh doanh trong chi phí xe của mình. Nếu bạn sử dụng mức giá tiêu chuẩn cho quãng đường đi được, hãy chỉ áp dụng mức giá đó cho số dặm bạn lái xe cụ thể vì lý do kinh doanh. Nếu bạn theo dõi chi phí xe thực tế, hãy phân bổ từng khoản chi phí dựa trên tỷ lệ phần trăm số dặm đã lái xe vì lý do kinh doanh.

Khấu hao vốn kinh doanh

Nhìn chung, bạn không thể khấu trừ toàn bộ chi phí của các tài sản kinh doanh dài hạn như thiết bị, máy móc, phần cứng máy tính hoặc đồ nội thất cùng một lúc. Thay vào đó, bạn thường phải khấu trừ một phần chi phí của tài sản mỗi năm, trong một khoảng thời gian được gọi là tuổi thọ hữu ích của tài sản. Quá trình này được gọi là khấu hao và các chi phí liên quan được gọi là chi phí vốn . Đối với các chi phí vốn mà bạn khấu hao, hãy đảm bảo lưu giữ hồ sơ chi tiết trong ít nhất là thời hạn hiệu lực đối với tờ khai thuế cuối cùng mà bạn yêu cầu khấu trừ khấu hao. Nếu bạn có ý định bán một tài sản, hãy lưu giữ hồ sơ của bạn trong suốt thời hạn hiệu lực đối với năm thuế khi việc bán diễn ra, vì giao dịch đó có thể liên quan đến khoản lãi vốn.

Hồ sơ yêu cầu cho các lợi ích hoặc vấn đề thuế cụ thể

Để yêu cầu một số khoản tín dụng hoặc khấu trừ thuế nhất định hoặc để xử lý nhiều vấn đề thuế khác, bạn có thể cần hồ sơ rất cụ thể để tuân thủ các yêu cầu của IRS. Phần này tóm tắt một số hồ sơ cụ thể phổ biến nhất cần thiết cho nhiều mục đích thuế khác nhau.

Tín dụng nhận con nuôi

Lưu giữ hồ sơ đầy đủ về quá trình nhận con nuôi, bao gồm tất cả các chi phí. Tùy thuộc vào tình trạng nhận con nuôi vào cuối năm thuế, bạn cũng có thể cần mã số nhận dạng người nộp thuế nhận con nuôi (ATIN) cho đứa trẻ.

Tín dụng thuế bảo hiểm theo Đạo luật chăm sóc sức khỏe giá cả phải chăng

Nếu bạn mua bảo hiểm y tế thông qua Thị trường bảo hiểm (còn gọi là Sàn giao dịch bảo hiểm), bạn có thể đủ điều kiện để yêu cầu Tín dụng thuế bảo hiểm. Bạn sẽ cần Mẫu 1095-A từ sàn giao dịch nơi bạn mua bảo hiểm.

Tiền cấp dưỡng

Đối với các vụ ly hôn hoặc ly thân hợp pháp xảy ra sau năm 2018, tiền cấp dưỡng thường không được khấu trừ cho người trả tiền hoặc không phải chịu thuế đối với người nhận tiền. Do đó, đối với các vụ ly hôn và ly thân đó, hồ sơ cấp dưỡng không cần thiết cho mục đích thuế (nhưng nên lưu giữ vì những lý do khác). Đối với tiền cấp dưỡng liên quan đến vụ ly hôn hoặc ly thân hợp pháp từ năm 2018 trở về trước, bạn có thể cần hồ sơ cấp dưỡng để chứng minh được khấu trừ thuế hoặc báo cáo thu nhập của mình một cách hợp lý.

Sử dụng xe của bạn cho mục đích kinh doanh

Giữ nhật ký số dặm chi tiết, cho biết khoảng cách và mục đích của mỗi chuyến đi. Nếu bạn cũng sử dụng xe của mình cho mục đích cá nhân, bạn phải theo dõi cả số dặm công việc và cá nhân. Nếu bạn sử dụng mức số dặm tiêu chuẩn để tính khấu trừ, hãy áp dụng mức đó cho số dặm công việc của bạn. Nếu bạn báo cáo chi phí xe thực tế, bạn cần bằng chứng thanh toán chi tiết cho từng khoản chi phí. Phân bổ chi phí xe thực tế dựa trên phần trăm số dặm bạn đã đi công tác.

Lợi nhuận và lỗ vốn

Đối với tất cả các khoản đầu tư, cùng với bất kỳ tài sản nào khác có thể có giá trị lâu dài, hãy lưu giữ hồ sơ chi tiết trong suốt thời hạn hiệu lực của năm thuế khi bạn bán hoặc thanh lý tài sản. Những hồ sơ này phải thể hiện rõ số tiền bạn đã trả cho tài sản hoặc giá trị của bất kỳ hàng hóa hoặc dịch vụ nào bạn đã trao đổi để lấy tài sản đó. Trong trường hợp tài sản thừa kế, hãy ghi lại cả giá trị của tài sản khi bạn sở hữu và cơ sở của chủ sở hữu trước trong tài sản đó (thường là số tiền họ đã trả cho tài sản đó). Ngoài ra, hãy lưu giữ hồ sơ về bất kỳ chi phí nào bạn đã trả để cải thiện đáng kể tài sản, cũng như bất kỳ khoản khấu hao nào bạn yêu cầu đối với tài sản đó.

Khấu trừ đóng góp từ thiện

Lấy và giữ biên lai viết tay từ tổ chức từ thiện đủ điều kiện mà bạn đã quyên góp. Đối với các khoản quyên góp không phải tiền mặt, bạn cũng có thể cần bằng chứng về giá trị của tài sản được quyên góp, chẳng hạn như một bản định giá gần đây.

Tín dụng chăm sóc trẻ em và người phụ thuộc

Bạn có thể đủ điều kiện để được hưởng khoản tín dụng này nếu bạn trả tiền chăm sóc trẻ em cho một đứa trẻ phụ thuộc dưới 13 tuổi hoặc chăm sóc một người phụ thuộc khác bị khuyết tật, để bạn có thể đi làm hoặc đi học. Lưu giữ hồ sơ đầy đủ về tất cả các chi phí chăm sóc, cũng như tài liệu về lý do bạn cần các dịch vụ chăm sóc, độ tuổi của trẻ hoặc chẩn đoán của bác sĩ về tình trạng khuyết tật hoàn toàn.

Tín dụng thuế trẻ em

Nếu bạn muốn yêu cầu Khoản tín dụng thuế trẻ em (CTC), mỗi đứa con đủ điều kiện của bạn phải có số An sinh xã hội (SSN). Bạn cũng cần bằng chứng về độ tuổi của mỗi đứa con, bằng chứng rằng mỗi đứa con đã sống với bạn trong khoảng thời gian bắt buộc (thường là hơn nửa năm) và trong trường hợp nuôi con chung, bằng chứng về thỏa thuận cho phép bạn yêu cầu đứa con cho mục đích thuế.

Coverdell và Kế hoạch tiết kiệm giáo dục theo Mục 529

Lưu giữ hồ sơ về tất cả các khoản đóng góp của bạn (và của những người khác) vào kế hoạch trong suốt thời gian tài khoản tồn tại, cùng với hồ sơ bằng văn bản xác định rõ ràng người thụ hưởng tài khoản. Khi người thụ hưởng bắt đầu sử dụng tiền trong tài khoản cho các chi phí giáo dục đủ điều kiện, hãy đảm bảo bạn hoặc họ giữ hồ sơ đầy đủ về mục đích và số tiền của mỗi lần rút tiền. Giữ những hồ sơ này ít nhất là trong thời hạn hiệu lực của năm thuế cuối cùng khi tài khoản có tiền trong đó. Nếu người thụ hưởng chuyển tiền vào Roth IRA, hãy giữ hồ sơ đầy đủ về giao dịch đó.

Tín dụng cho người già hoặc người khuyết tật

Để yêu cầu khoản tín dụng này nếu bạn dưới 65 tuổi, bạn phải có bằng chứng từ bác sĩ hoặc Bộ Cựu chiến binh (VA) rằng bạn đã nghỉ hưu do tàn tật vĩnh viễn và toàn bộ.

Tiền điện tử, NFT và các tài sản kỹ thuật số khác

Vì IRS coi tài sản kỹ thuật số là tài sản, không phải tiền tệ, bạn phải giữ cùng hồ sơ như bạn sẽ làm đối với bất kỳ tài sản nào khác có thể được bán với mức lãi hoặc lỗ. Đặc biệt, hãy giữ hồ sơ về tất cả các giao dịch mua, bán và trao đổi tiền điện tử và các tài sản kỹ thuật số khác. Hãy nhớ rằng bạn phải báo cáo bất kỳ sự liên quan nào đến các giao dịch tài sản kỹ thuật số trên tờ khai thuế hàng năm của mình, ngay cả khi bạn không nợ thuế đối với các giao dịch đó. Nếu bạn thừa kế tiền điện tử, bạn sẽ cần tài liệu bằng văn bản về cơ sở của chủ sở hữu trước (thường là khoản đầu tư mà họ đã thực hiện để mua tiền điện tử). Nếu bạn không thể xuất trình những hồ sơ đó, IRS có thể đánh thuế mọi đô la bạn nhận được để đổi lấy tiền điện tử dưới dạng thu nhập từ vốn.

Tổn thất do thiên tai, thương vong và trộm cắp

IRS cho phép người nộp thuế yêu cầu khấu trừ theo danh mục cho một số tổn thất tài sản xảy ra ở những khu vực bị ảnh hưởng bởi thảm họa do liên bang tuyên bố. Hồ sơ của bạn phải bao gồm bằng chứng về quyền sở hữu tài sản liên quan, cũng như bằng chứng rõ ràng về giá trị của tài sản. Việc định giá thường xuyên, bằng văn bản đối với tài sản có giá trị cao như tác phẩm nghệ thuật và đồ cổ có thể giúp bạn chứng minh yêu cầu bồi thường tổn thất của mình.

Tín dụng thuế thu nhập kiếm được (EITC hoặc EIC)

Lưu giữ tất cả hồ sơ về thu nhập kiếm được của bạn, chẳng hạn như biểu mẫu W-2 và 1099-NEC. Lưu giữ hồ sơ về thu nhập không kiếm được của bạn như tiền lãi và cổ tức, vì thu nhập không kiếm được có thể ảnh hưởng đến điều kiện đủ để được hưởng EITC của bạn. Bạn cũng phải có số An sinh xã hội (SSN) cho chính bạn, vợ/chồng và những đứa con đủ điều kiện của bạn.

Khấu trừ chi phí giáo dục

Lưu giữ biên lai hoặc bằng chứng thanh toán khác cho tất cả các đồ dùng học tập mà bạn đã mua bằng chi phí của mình. Bạn cũng có thể cần bằng chứng chứng minh rằng bạn đã làm việc đủ số giờ với tư cách là giáo viên, trợ lý lớp học, hiệu trưởng hoặc nhà giáo dục đủ điều kiện khác tại một trường đủ điều kiện.

Hiệu quả năng lượng và tín dụng năng lượng sạch cho nhà ở và xe cộ

IRS cung cấp nhiều khoản tín dụng thuế cho các cải tiến về hiệu quả năng lượng tại nhà, chuyển đổi năng lượng tái tạo (như lắp đặt tấm pin mặt trời) và mua xe cắm điện và các loại xe chạy bằng nhiên liệu thay thế khác. Lưu giữ hồ sơ chi tiết cho tất cả các chi phí đủ điều kiện, chẳng hạn như biên lai, hóa đơn đã thanh toán, xếp hạng hiệu quả năng lượng và số nhận dạng xe (VIN).

Tài khoản tiết kiệm sức khỏe (HSA) và Tài khoản tiết kiệm y tế (MSA)

Lưu giữ hồ sơ chi tiết về tất cả các khoản thanh toán cho các chi phí y tế đủ điều kiện. Những hồ sơ này phải thể hiện rõ phòng khám, cơ sở hoặc bác sĩ mà bạn đã thanh toán và bản chất của chi phí (khám mắt, mão răng, v.v.). Lưu giữ những hồ sơ này ít nhất trong thời hạn hiệu lực của năm thuế khi bạn rút tiền từ HSA hoặc MSA để thanh toán chi phí.

Tín dụng và khấu trừ chi phí giáo dục đại học

Để yêu cầu Tín dụng thuế Cơ hội của người Mỹ (AOTC), Tín dụng học tập trọn đời (LLC) hoặc khấu trừ trên dòng cho chi phí giáo dục đại học, bạn sẽ cần bằng chứng về học phí và lệ phí. Nói chung, yêu cầu này bao gồm việc lấy Mẫu 1098-T (Báo cáo học phí) từ cơ sở giáo dục đại học đủ điều kiện.

Trừ tiền của Văn phòng Nội vụ

Nếu bạn có thu nhập kinh doanh và chủ yếu làm việc tại nhà, hoặc sử dụng một tòa nhà riêng trên bất động sản của mình như nhà để xe tách biệt chỉ cho mục đích kinh doanh, thì bạn có thể đủ điều kiện để yêu cầu khấu trừ Văn phòng tại nhà. Hồ sơ của bạn phải bao gồm bằng chứng về diện tích khu vực bạn sử dụng cho mục đích kinh doanh và hồ sơ chi tiết về các chi phí được khấu trừ như tiền thuê nhà và tiện ích.

Các thỏa thuận hưu trí cá nhân (IRA)

Lưu giữ hồ sơ đầy đủ về tất cả các khoản đóng góp của bạn vào IRA. Đối với tất cả IRA, những hồ sơ này có thể chứng minh rằng bạn không vượt quá giới hạn đóng góp hàng năm. Đối với IRA truyền thống, hồ sơ đóng góp cũng được yêu cầu để chứng minh bất kỳ khoản khấu trừ thuế nào mà bạn yêu cầu đối với các khoản đóng góp IRA. Ngoài ra, hãy lưu giữ hồ sơ về tất cả các khoản phân phối mà bạn nhận được từ IRA của mình, bao gồm cả các khoản phân phối chịu thuế và không chịu thuế.

Loại trừ bán nhà chính

Thông thường, việc bán bất động sản như nhà ở hoặc chung cư liên quan đến khoản lãi vốn đáng kể. Tuy nhiên, bạn có thể đủ điều kiện để loại trừ một phần lớn hoặc thậm chí toàn bộ khoản lãi từ việc bán nhà chính của mình khỏi thu nhập của mình. Để biện minh cho việc yêu cầu Miễn trừ Bán Nhà, bạn cần có hồ sơ đầy đủ về việc mua, cải tạo và bán nhà của mình. Những hồ sơ này phải bao gồm Biểu mẫu 1099-S nếu bạn nhận được một biểu mẫu liên quan đến việc bán.

Các khoản khấu trừ chi phí y tế và nha khoa

Lưu giữ hồ sơ chi tiết về tất cả các khoản thanh toán, bao gồm phòng khám, cơ sở hoặc bác sĩ mà bạn đã thanh toán và bản chất của phương pháp điều trị đã nhận. Ngoài ra, hãy lưu nhật ký số dặm, vì một số dặm lái xe vì lý do y tế có thể được khấu trừ theo tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn.

Khoản khấu trừ theo danh mục lãi suất thế chấp

Lưu giữ hồ sơ về mỗi khoản thanh toán thế chấp mà bạn thực hiện, bao gồm số tiền lãi mà khoản thanh toán đó bao gồm. Nếu bạn trả 600 đô la trở lên tiền lãi thế chấp trong một năm, bạn sẽ nhận được Biểu mẫu 1098, Báo cáo lãi suất thế chấp, từ bên cho vay.

Tín dụng tiết kiệm

Người nộp thuế có thu nhập trung bình và thấp có thể yêu cầu khoản tín dụng này cho các khoản đóng góp của họ vào IRA hoặc tài khoản hưu trí đủ điều kiện khác. Để đăng ký khoản tín dụng, bạn sẽ cần hồ sơ đầy đủ về tất cả các khoản đóng góp vào tài khoản của mình, cũng như bằng chứng về thu nhập của bạn.

Thu nhập từ kinh doanh tự do/hop dong

Việc lưu giữ hồ sơ đặc biệt khó khăn đối với những người tự làm việc, vì thu nhập kiếm được của họ thường đến từ nhiều nguồn khác nhau. Hãy lưu giữ hồ sơ chi tiết về tất cả các khoản thanh toán bạn nhận được cho các sản phẩm và dịch vụ, bao gồm các khoản thanh toán bằng bất động sản hoặc tiền điện tử. Hãy nhớ rằng nhìn chung, tất cả các khoản thu nhập tự kinh doanh đều phải chịu thuế, ngay cả khi bạn không nhận được biểu mẫu 1099 cho một số khoản thanh toán nhất định.

Thuế Tiểu bang và Địa phương

Nếu bạn liệt kê các khoản khấu trừ trên tờ khai thuế liên bang của mình, bạn có thể khấu trừ một số hoặc toàn bộ số thuế bạn trả cho chính quyền tiểu bang và địa phương. Giữ lại bản sao của tất cả các báo cáo thuế tài sản, biên lai cho thấy thuế bán hàng đã trả và/hoặc tờ khai thuế thu nhập tiểu bang.

Khấu trừ lãi suất cho vay sinh viên

Nhiều người nộp thuế đủ điều kiện để yêu cầu khấu trừ này, ngay cả khi họ không liệt kê các khoản khấu trừ. Giữ hồ sơ đầy đủ về tất cả các khoản thanh toán cho vay sinh viên của bạn, cho thấy số tiền lãi có trong mỗi khoản thanh toán.